Sąskaitų automatizavimas

Automatizuoto sąskaitų faktūrų apdorojimo (angl. Automated Invoice Processing) sprendimas. Supaprastintai tariant, tai yra skaitmeninė sistema, skirta įmonėms atsikratyti rankinio darbo tvarkant gaunamas sąskaitas.

Štai pagrindiniai dalykai, ką ši sistema daro ir kuo ji naudinga:

1. Kaip tai veikia?

• Automatinis duomenų nuskaitymas: Sistema pati „perskaito“ gautas sąskaitas (nesvarbu, ar jos atėjo el. paštu, ar buvo nuskenuotos popierinės). Naudodama dirbtinį intelektą (angl. Intelligent Indexing), ji pati supranta, kur yra tiekėjo pavadinimas, suma, PVM kodas ar data, ir šiuos duomenis ištraukia.

• Automatinis tvirtinimo kelias: Sąskaita automatiškai nukreipiama atsakingiems darbuotojams patvirtinti. Pavyzdžiui, jei sąskaita viršija tam tikrą sumą, sistema ją pati nusiunčia vadovo parašui.

• Integracija su apskaita: Patvirtinti duomenys automatiškai nukreipiami į įmonės naudojamą buhalterinę ar ERP sistemą (pvz., SAP, „Business Central“ ar kt.), todėl buhalteriams nereikia nieko suvedinėti rankomis.

2. Kokias problemas tai sprendžia?

• Dingsta rankinis duomenų suvedimas: Žmonėms nebereikia sėdėti ir perrašinėti skaičių iš sąskaitų į programas. Tai sumažina klaidų tikimybę iki minimumo.

• Greitis: Sąskaitos apdorojamos per kelias minutes ar valandas, o ne dienas.

• Skaidrumas ir kontrolė: Visada aiškiai matoma, pas ką „stovi“ sąskaita, kas ją patvirtino ir kada. Dingsta pasimetusių popierių ar el. laiškų problema.

• Saugus archyvas: Visos sąskaitos saugomos skaitmeniniame archyve, kur jas galima lengvai rasti pagal bet kokį raaktažodį (pvz., tiekėjo pavadinimą).