Dokumentu valdymo sprendimai

Dokumentų valdymo sistema (DVS) – tai priemonė, leidžianti efektyviai organizuoti, valdyti ir saugoti dokumentus įmonės veikloje. Ši sistema padeda atsisakyti popierinių dokumentų, suteikdama galimybę dirbti su jų elektroninėmis versijomis.

Elektroninių dokumentų valdymas neapsiriboja tik saugojimu – automatizuojami su dokumentais susiję procesai, gerinamas efektyvumas. DVS funkcionalumas leidžia kurti, derinti, tvirtinti, registruoti, saugoti ir pasiekti dokumentus, taip pat valdyti jų prieigą, kaupti veiksmų istoriją bei susieti dokumentus tarpusavyje. Be to, sistema užtikrina priminimus apie svarbius įvykius, susijusius su dokumentais.

  • Dokumentų rengimas

    Dokumentai kuriami pagal iš anksto nustatytus šablonus, užtikrinant greitesnį ir paprastesnį jų pildymą. Jie gali būti susieti su kitais reikšmingais dokumentais, kas leidžia geriau organizuoti informaciją.

  • Dokumentų derinimas ir tvirtinimas

    Dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesai leidžia stebėti jų būseną, terminus bei sekos dalyvių atliktus veiksmus. Šis procesas nepriklauso nuo personalo pokyčių, nes jis apibrėžiamas pagal organizacijos struktūrą ir atsakomybes. Taip pat sistema numato pavadavimų galimybes, kai darbuotojai nedirba dėl atostogų ar kitų priežasčių.

  • Elektroninis pasirašymas

    Patvirtinus dokumentą, sukuriama jo elektroninė versija, kuri gali būti pasirašyta kvalifikuotais arba pažangiais parašais, konfigūruotais sistemoje.

  • Dokumentų versijavimas

    Sistemoje išsaugoma kiekviena dokumento redagavimo versija, leidžianti stebėti atliktus pakeitimus ir užtikrinti, kad būtų pasiekiama aktuali dokumento versija.

  • Dokumentų registravimas

    DVS užtikrina patogų dokumentų registravimą. Suderinti, tvirtinti ar net nesuderinti dokumentai gali būti užregistruoti automatiškai arba rankiniu būdu, užtikrinant jų prieinamumą tik numatytiems darbuotojams.

  • Dokumentų archyvavimas

    Dokumentai, tokie kaip sutartys, korespondencija ar tvarkomieji dokumentai, perkeliami į archyvą pagal organizacijos nustatytas taisykles. Sistema taip pat užtikrina jų saugų sunaikinimą, kai tai tampa būtina.

  • Paieška

    Dokumentai gali būti randami pagal jų atributus arba turinio fragmentus. Tai leidžia greitai pasiekti reikiamą informaciją ir susijusius dokumentus.

  • Prieigos valdymas

    DVS suteikia galimybę administruoti dokumentų prieigos teises. Tai apima dokumentų peržiūros, redagavimo ar kitų veiksmų valdymą tiek dokumento, tiek jo rekvizitų lygmenyse.

  • Informavimas apie dokumentus

    Sistemos naudotojai gali būti informuojami apie dokumentų būseną, taip pat persiųsti dokumentus su papildomais komentarais tiek atskiriems darbuotojams, tiek jų grupėms.

  • Audito informacija

    Veiksmų istorija leidžia stebėti, kas, kada ir kokius veiksmus atliko su dokumentais. Sistema registruoja informaciją apie kiekvieną veiksmą, įskaitant datą, laiką ir naudotojo duomenis.

Ši sistema užtikrina sklandų ir saugų dokumentų valdymą, optimizuodama kasdienius procesus ir sumažindama darbo krūvį organizacijoje.

Gaukite pasiulymą

Džiugu, kad domitės mūsų pasiūlymais. Palikite užklausą ir su jumis susisieksime per 1 d.d.

Palikiti užklausą